一、实物档案室指学校及各院、系、部、处等单位在工作活动中荣获的各种奖杯、奖旗、奖状、荣誉证书、证章及各种活动中形成的珍贵纪念品、纪念物等。实物档案必须能够真实的反映历史，并具有长期和永久保存价值。
    二、实物档案的归档范围
    （一）学校荣获的各种奖杯、奖旗、奖状、牌匾及荣誉证书；
    （二）各单位荣获的局级以上的各种奖励实物；
    （三）校庆、校际交流、外事活动等重要活动中形成或赠送的珍贵纪念品（包括知名人士赠送的印鉴字画等）
    （四）学校现已废止的、各历史时期使用过的校级印鉴、徽章、徽记、院校长名章。
    三、实物档案的移交归档与保管
    （一）凡应归档的实物档案，均应先在本单位进行登记和保管。其中具有长期或永久保存价值的实物档案，应在获得一个月之内，向学校档案馆办理移交。其他的由各单位自行保管，可将实物档案拍成照片，将照片和底片存入学校档案馆。
    （二）凡需悬挂、陈列的各种牌匾、纪念品等、悬挂陈列到期后，应向学校综合档案室办理移交。
    （三）废止的校级印鉴应及时向综合档案室办理移交。
    （四）学校档案馆负责对归档的实物档案进行登记、编号和保管；对各单位移交的实物照片按照片档案管理。